De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersonen aan wie het stuk wordt afgeleverd en is verschuldigd bij de aanvraag.
Vanaf 23 januari 2024 wordt het retributiereglement op de afgifte van administratieve stukken, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 27 maart 2023 als volgt aangepast:
Worden van de retributie vrijgesteld :
De retributie is niet van toepassing op de afgifte van stukken, welke krachtens een wet, een koninklijk besluit of een overheidsverordening reeds aan de betaling van een recht ten behoeve van de stad onderworpen is. Uitzondering wordt gemaakt voor de rechten welke de met het afgeven van reispassen belaste gemeenten ambtshalve toekomen krachtens artikel 13 van de wet van 04 juli 1956 en de Koninklijke Besluiten van 20 december 1972 en van 12 november 1976.
De retributie wordt contant ingevorderd tegen afgifte van een betalingsbewijs bij de aflevering van het document of bij de aanvraag van het document.
Wanneer de gevraagde stukken aangetekend met de post moeten verstuurd worden, worden de verzendingskosten aan de retributie toegevoegd. Die kosten dienen bij de aanvraag te worden betaald.
Bij niet-betaling van de retributie wordt deze ingevorderd conform het gemeentelijk retributiereglement ter invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen en gemeentelijke administratieve geldboetes.