Notulen  Vast Bureau

Begrippen

§1 Financiële verbintenis Elke voorgenomen verbintenis die een financiële impact heeft wordt beschouwd als een financiële verbintenis. Een financiële verbintenis kan dus het gevolg zijn van:

• een overheidsopdracht;
• een aanwerving of bevordering;
• een werkings- of investeringssubsidie;
• een huurcontract;
• e.a.

§2 Het voorafgaand visum Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat financiële verbintenissen onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, dit is voorafgaand aan het aangaan van de verbintenis. Indien de verbintenis reeds is aangegaan, kan retroactief geen voorafgaand visum meer worden gegeven.

• in het kader van overheidsopdrachten (werkingsuitgaven, investeringsuitgaven, aangaan van leningen en externe financieringen) moet het visum dus toegekend worden vóór de gunning betekend wordt.
• in het kader van personeelsuitgaven moet het visum toegekend worden vóór de definitieve aanstelling/bevordering van het personeelslid.

Een voorafgaand visum houdt in dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid de beschikbaarheid van de nodige goedgekeurde kredieten en de wetmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis controleert en omvat dus 2 componenten:

1. De component ‘Voorafgaande kredietcontrole’ : Conform artikel 265 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 mag een verbintenis alleen worden aangegaan als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van het meerjarenplan en als de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan.
2. De component ‘Wetmatigheidscontrole’ : De wetmatigheidscontrole omvat:
   • de controle of de toepasselijke wet- en regelgeving werd gerespecteerd (wettigheidscontrole);
   • de controle of de interne controlesystemen en administratieve richtlijnen werden gevolg (regelmatigheidscontrole).

Categorie vrijgesteld van visumverplichting

In vervanging van de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn  van 28 januari 2019 sluit de raad alle financiële verbintenissen uit van de visumverplichting, met uitzondering van:

1. de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2. de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3. de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer, behalve in geval van
   • een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, § 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;  
   • een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan deze vermeld in 1°, voor maximum vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk 4, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
4. de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50.000 euro;
5. de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro;
6. de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan 10.000 euro.

Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie moet de totale duur worden aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.

Wijze waarop het voorafgaand visum wordt aangevraagd

De dossierbeheerder maakt een ontwerpbeslissing in de toepassing Notula, met vermelding van de financiële impact van de verbintenis in het financieel kader van de ontwerpbeslissing. Indien de ontwerpbeslissing betrekking heeft op een financiële verbintenis, die niet vrijgesteld is van de visumverplichting, zie artikel 2, vraagt de dossierbeheerder een voorafgaande visum aan via de notuleringssoftware. Aangezien de behandelingstermijn van een visumdossier vastgelegd is op vijf werkdagen, zie artikel 4, dient een aanvraag ten laatste op woensdagavond (zijnde twaalf kalenderdagen vóór de datum van de beslissing) doorgestuurd te worden naar de visumcel in het notuleringssysteem Notula.

De aanvraag dient vergezeld te zijn van een volledig dossier dat alle documenten bevat die nodig en nuttig zijn voor het verlenen van een voorafgaand visum met betrekking tot respectievelijk de gunning van een overheidsopdracht, de aanstelling of bevordering van personeel, de toekenning van toelagen, huurcontracten, e.a.

• De ontwerpbeslissing moet de financieel directeur in staat stellen de kredietcontrole uit te oefenen.
  • De ontwerpbeslissing (gunningsbeslissing, toekenningsbeslissing, huur, ...) vermeldt de voorgenomen financiële verbintenis, het/de ramingsnummer(s), het bedrag van de voorgenomen uitgave(n) en de gegevens van de begunstigde van de uitgave (naam, adres, ondernemingsnummer).
  • De aanstellingsbeslissing vermeldt de naam, adres, geboortedatum en de functie van de werknemer, het verloningsniveau van de functie, de tewerkstelling (contractueel/statutair), dienst van tewerkstelling, datum en duur van indiensttreding, geraamde financiële impact.
  • De ontwerpbeslissing bij vaste benoeming of bevordering vermeldt tevens of er een proeftijd gepresteerd werd conform de voorschriften van het statuut en of de evaluatie van de proeftijd positief was.
• De aanvullende bewijsstukken moeten de financieel directeur in staat stellen de wetmatigheidscontrole uit te oefenen.
  • voor exploitatie- en investeringsuitgaven die voortspruiten uit overheidsopdrachten moet het gunningsdossier toegevoegd worden
  • voor huuruitgaven moet het contract worden toegevoegd.
  • voor personeelsuitgaven (aanwervingen/bevorderingen) worden volgende documenten toegevoegd:
    • vacant verklaring van de functie;
    • publicatie van de vacature;
    • afsluiten van de kandidatenlijst;
    • aanstelling van de selectiecommissie;
    • organisatie van de selectieprocedure;
    • proces-verbaal van het schriftelijk en/of mondeling examen;
    • kennisname van de resultaten van het examen;
    • in geval van vaste benoeming: aanstelling op proef.

Termijn voor het geven van het voorafgaand visum

De financieel directeur streeft ernaar om het voorafgaand visum te verlenen binnen een termijn van vijf werkdagen na datum van ontvangst van het volledig dossier. Indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, zal hij dit binnen de termijn van vijf werkdagen na datum ontvangst van het dossier via de notuleringssoftware meedelen aan de dossierbeheerder. De dossierbeheerder krijgt de mogelijkheid om het onvolledig dossier aan te vullen, zodat het dossier na aanvulling opnieuw kan ingediend worden conform artikel 3. Indien uit het onderzoek van de financieel directeur de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt en indien er voldoende goedgekeurde kredieten zijn, kan een voorafgaand visum worden verleend. Indien het voorafgaand visum niet kan worden verleend, wordt dit door de financieel directeur gemotiveerd. Het ongunstig visum wordt overgemaakt aan de dossierbeheerder en de algemeen directeur. De dossierbeheerder plaatst het ongunstig voorafgaand visum op de agenda van het college van burgemeester en schepenen. Als de financieel directeur, bij gemotiveerde beslissing, aan een voorgenomen verbintenis, weigert een visum te verlenen, kan het vast bureau, conform artikel 267 van het decreet over het lokaal bestuur, op eigen verantwoordelijkheid viseren. In dat geval brengt het vast bureau de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur, samen met zijn eigen beslissing, ter kennis van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Rapportering

De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de raad voor maatschappelijk welzijn  over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van het vast bureau en de algemeen directeur.

Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2021/085 en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst Leveren van medicatie en andere farmaceutische producten woonzorgcentrum  2022-2023”, opgesteld door de Aankoopdienst. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 135.000,00 excl. btw of € 142.956,00 incl. btw.

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- M.D.D. Pharma NV, Avenue Pasteur 2 te 1300 Wavre;
- Pharma Force NV, Poortakkerstraat 41G te 9051 Sint-Denijs-Westrem;
- Multi Pharma SCRL, Square Marie Curie 30 te 1070 Bruxelles;
- Teva NV, Laarstraat 16A te 2610 Wilrijk;
 - Apotheek Antverpia NV, Boechoutsesteenweg 13 te 2540 Hove.

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in de budgetsleutel 6168020/03/0953/20 door te rekenen kosten residenten woonzorgcentrum.

Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2021/087 en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst voor de levering van verzorging- en klein medisch materiaal 2022-2024”, opgesteld door de Aankoopdienst. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 86.776,85 excl. btw of € 104.999,99 incl. 21% btw.

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- Gohy Sa, ZI Les Plenesses Route Zénobe Gramme 33B te 4821 Andrimont;
- Pharma belgium - Belmedis SA, Avenue Emile Vandervelde 82 te 1200 Woluwe-Saint-Lambert;
- Hysop BVBA, Dwarsweg 15 te 8800 Roeselare;
- Deforce Medical BVBA, Nijverheidsstraat 1 te 8850 Ardooie;
- Cantaert Medical BVBA, Zwaantjesstraat 42A te 9090 Melle.

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in de budgetsleutel 6160240/03/0953/20.

Principieel akkoord te gaan om deel te nemen aan Raamovereenkomst drukwerken 2022 

Stad Maaseik wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van Stad Maaseik bij de gunning van de opdracht op te treden.

In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht

Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de deelnemende besturen.

Voor deze opdracht zijn nog geen afzonderlijke budgetten voorzien, maar deze dienen per project voorzien te worden.