Begrippen
§1 Financiële verbintenis Elke voorgenomen verbintenis die een financiële impact heeft wordt beschouwd als een financiële verbintenis. Een financiële verbintenis kan dus het gevolg zijn van:
§2 Het voorafgaand visum Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat financiële verbintenissen onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, dit is voorafgaand aan het aangaan van de verbintenis. Indien de verbintenis reeds is aangegaan, kan retroactief geen voorafgaand visum meer worden gegeven.
Een voorafgaand visum houdt in dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid de beschikbaarheid van de nodige goedgekeurde kredieten en de wetmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis controleert en omvat dus 2 componenten:
Categorie vrijgesteld van visumverplichting
In vervanging van de beslissing van de gemeenteraad van 28 januari 2019 sluit de raad alle financiële verbintenissen uit van de visumverplichting, met uitzondering van:
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie moet de totale duur worden aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.
Wijze waarop het voorafgaand visum wordt aangevraagd
De dossierbeheerder maakt een ontwerpbeslissing in de toepassing Notula, met vermelding van de financiële impact van de verbintenis in het financieel kader van de ontwerpbeslissing. Indien de ontwerpbeslissing betrekking heeft op een financiële verbintenis, die niet vrijgesteld is van de visumverplichting, zie artikel 2, vraagt de dossierbeheerder een voorafgaande visum aan via de notuleringssoftware. Aangezien de behandelingstermijn van een visumdossier vastgelegd is op vijf werkdagen, zie artikel 4, dient een aanvraag ten laatste op woensdagavond (zijnde twaalf kalenderdagen vóór de datum van de beslissing) doorgestuurd te worden naar de visumcel in het notuleringssysteem Notula.
De aanvraag dient vergezeld te zijn van een volledig dossier dat alle documenten bevat die nodig en nuttig zijn voor het verlenen van een voorafgaand visum met betrekking tot respectievelijk de gunning van een overheidsopdracht, de aanstelling of bevordering van personeel, de toekenning van toelagen, huurcontracten, e.a.
Termijn voor het geven van het voorafgaand visum
De financieel directeur streeft ernaar om het voorafgaand visum te verlenen binnen een termijn van vijf werkdagen na datum van ontvangst van het volledig dossier. Indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, zal hij dit binnen de termijn van vijf werkdagen na datum ontvangst van het dossier via de notuleringssoftware meedelen aan de dossierbeheerder. De dossierbeheerder krijgt de mogelijkheid om het onvolledig dossier aan te vullen, zodat het dossier na aanvulling opnieuw kan ingediend worden conform artikel 3. Indien uit het onderzoek van de financieel directeur de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt en indien er voldoende goedgekeurde kredieten zijn, kan een voorafgaand visum worden verleend. Indien het voorafgaand visum niet kan worden verleend, wordt dit door de financieel directeur gemotiveerd. Het ongunstig visum wordt overgemaakt aan de dossierbeheerder en de algemeen directeur. De dossierbeheerder plaatst het ongunstig voorafgaand visum op de agenda van het college van burgemeester en schepenen. Als de financieel directeur, bij gemotiveerde beslissing, aan een voorgenomen verbintenis, weigert een visum te verlenen, kan het college, conform artikel 267 van het decreet over het lokaal bestuur, op eigen verantwoordelijkheid viseren. In dat geval brengt het college de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur, samen met zijn eigen beslissing, ter kennis van de gemeenteraad.
Rapportering
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van het college van burgemeester en schepenen en de algemeen directeur.